La necesidad de seguir normas y procedimientos se refleja con claridad en el evidente protocolo de reuniones que se sigue en los Países Bajos. El orden del día se envía con antelación y se sigue con claridad. También se registrará oficialmente el acta detallada.

Las reuniones neerlandesas se basan generalmente en el principio de igualdad, lo que significa que cada persona que asiste a una reunión tiene derecho a expresar su opinión, a añadir comentarios y a aconsejar. Sin embargo, siempre hay una serie de figuras clave que hablan más que otras.

Aunque algunos puedan considerar todas las reuniones en los Países Bajos una pérdida de tiempo y energía, el resultado será una mayor cooperación. Un directivo inglés que entendía un poco la propensión neerlandesa a las reuniones frecuentes comentó una vez: "Si quieres que obedezcan tus órdenes, deja que hablen primero y tendrás menos problemas para conseguir que hagan lo que quieres".

La gestión por objetivos es una forma importante de aumentar la libertad y la discreción individuales. A los empleados neerlandeses les gusta discutir los objetivos de un proyecto y llegar a un acuerdo sobre los mismos con sus superiores, pero luego prefieren que se les deje solos para que se pongan a trabajar, se disciplinen y cumplan lo acordado. No aprecian la supervisión constante de los superiores. No les gusta que los empujen o presionen. Si la rapidez es importante, debe formar parte del acuerdo inicial, no introducirse después de que el trabajo haya comenzado.

No es habitual hablar de asuntos no relacionados con el tema, pues hará que se pierda el foco de la negociación. A diferencia de los países más orientados a las relaciones, en los que las conversaciones superficiales son importantes, la creación de relaciones se producirá simultáneamente con la negociación de los términos del contrato.

Los neerlandeses tienen un gran sentido de la justicia y la separación entre las relaciones personales y los negocios es muy importante. Por ello, dar regalos o gratificaciones al principio del proceso de negociación puede ser percibido negativamente. En algunos sectores, los regalos son muestras de aprecio de la relación, pero estos regalos suelen tener un valor económico menor. Aunque la entrega de regalos puede ser habitual en los países orientados a las relaciones, los regalos grandes y caros pueden percibirse como intentos de influir en el resultado de una negociación. La entrega de regalos también puede socavar la confianza del contrato comercial.

Los contratos se toman al pie de la letra. Hay que hacer lo que dicen las palabras, ni más ni menos. Los tribunales suelen ser reacios a interpretar o inferir el significado de un contrato y se ceñirán a la letra de la ley. Se espera que las partes que han celebrado el acuerdo lo cumplan. Los neerlandeses no tienen miedo a los pleitos; en caso de duda, hay que ceñirse al contrato.

Como consecuencia del principio de igualdad que se aplica en las reuniones en los Países Bajos, en las que cada persona tiene la oportunidad de compartir sus opiniones, es posible que haya que programar muchas reuniones antes de la toma de decisiones. A menos que todo el mundo haya tenido la oportunidad de compartir sus puntos de vista y que un asunto se haya discutido desde todos los ángulos, será difícil conseguir un compromiso respecto a las decisiones. Se puede tardar de dos a cuatro reuniones en firmar un contrato, cerrar un trato o concretar los detalles de un contrato.

Decir la verdad en todo momento se considera muy importante en los Países Bajos. Una persona fiable es aquella que expresa la misma opinión coherente tanto en la sala de reuniones públicas como en las conversaciones privadas para los demás. Cualquiera que diga una cosa en una reunión y otra diferente en una conversación privada fuera de la reunión es un hipócrita a ojos de los neerlandeses. En otras culturas, sin embargo, la gente no se siente realmente cómoda dando su opinión sincera en una reunión, especialmente si piensa que los demás miembros de su equipo pueden estar en desacuerdo. Para ellos, expresar su verdadera opinión en privado fuera de una reunión es el enfoque más aceptable que se puede adoptar.

En las reuniones de los Países Bajos las opiniones se expresan a menudo de forma muy abierta, a veces hasta llegar a la brusquedad. Cada persona tiene la oportunidad de expresar su opinión personal. Los neerlandeses tienden a separar sus relaciones personales con los demás de los temas de discusión y las opiniones. Por tanto, estas opiniones directas no pretenden ser un insulto personal y no deben interpretarse como tal.

El principio de igualdad significa, casi inevitablemente, que cualquiera que sobresalga por encima del resto corre el riesgo de ser retirado. Los sistemas de remuneración que hacen hincapié en los logros individuales suelen producir sentimientos encontrados en los Países Bajos, y cabe esperar que surjan problemas a menos que los logros se consigan con una participación muy limitada de los demás. Los directivos neerlandeses tampoco suelen elogiar a un empleado en presencia de otros. Para evitar cualquier acusación de favoritismo, estos elogios sólo se concederán en conversaciones privadas. Para el extranjero, la tendencia neerlandesa a la crítica incluso después de un trabajo bien hecho es muy notable. "Restar importancia al buen rendimiento" es un hábito natural.

El Comité de Empresa (en neerlandés, el "Ondernemings-Raad") es difícil de entender para los directivos de culturas con una orientación más individualista. El Comité de Empresa da a los empleados el derecho a desafiar a la dirección e influir en las decisiones clave de la empresa. La legislación neerlandesa exige que, en las organizaciones con más de 50 empleados, los trabajadores tengan derecho a participar en el funcionamiento de su empresa. El Comité de Empresa debe participar en decisiones que afecten a la empresa, como la reorganización a gran escala, las fusiones y los cambios de dirección.

Los neerlandeses tienden a resistirse a cualquier enfoque que parezca mínimamente autoritario o jerárquico. Estas dos cosas limitan la libertad del individuo. Un directivo ideal en los Países Bajos es alguien que puede implicar a todo su personal en las tareas que hay que realizar. Bajo el liderazgo del directivo, los empleados no hacen lo que el directivo ha pedido, sino lo que, tras una larga deliberación, parece ser lo mejor para todos. Cuando la dirección y los trabajadores no se ponen de acuerdo entre sí, a menudo se recurre a un consultor como mediador imparcial.

En los Países Bajos, generalmente participan varias personas en las negociaciones importantes. Sin embargo, estas personas participan como individuos, y cada uno tiene un área específica de experiencia de la que es responsable. Esto difiere de los japoneses, para quienes la responsabilidad recae en el colectivo y la expresa el jefe de la delegación. Además, la delegación neerlandesa no oculta quién es responsable de qué. Por eso, antes de iniciar las negociaciones, los neerlandeses se toman el tiempo necesario para llegar a un acuerdo mutuo sobre cómo debe presentarse la unidad al exterior.

A diferencia de las culturas más orientadas al grupo, los negociadores de los Países Bajos suelen tener la autoridad individual para tomar decisiones durante las negociaciones. Esto significa que los negociadores tratarán de averiguar quién es el negociador clave de la otra parte y tratarán de cerrar el trato lo antes posible.

Los neerlandeses consideran que una idea está separada de la persona que la expresa. Por consiguiente, una opinión sobre la idea no es una opinión sobre la persona que tiene la idea. Sin embargo, cuando se critica el trabajo de una persona, se hace de forma educada.

El carácter tan específico de los neerlandeses los convierte en uno de los pueblos más sinceros de Europa. Para los neerlandeses hablar claro es una cuestión de respeto, incluso de afecto. Para los neerlandeses, la diplomacia se considera a menudo una evasión del tema y, por tanto, una falta de respeto.

Las personas de culturas orientadas a las relaciones pueden a veces sentirse confundidas por el comportamiento neerlandés. Esto se debe probablemente a que los neerlandeses, a primera vista, suelen dar la impresión de estar más centrados en las relaciones. Un ejemplo de ello es un ritual que se suele llevar a cabo cada lunes por la mañana en la oficina: alguien pregunta a otro cómo ha ido el fin de semana. La simple respuesta de "bien" no es suficiente para los neerlandeses. Seguirán haciendo preguntas como signo de interés sincero por la otra persona. Esto puede verse como algo intrusivo y entrometido, o puede interpretarse como un paso a un tipo de relación más difusa. Para los neerlandeses, sin embargo, este tipo de interacción no implica el deseo de una relación más personal. La intención es tener únicamente una relación de trabajo amistosa.

A menudo se invita a los empleados a dar su opinión a sus directivos sobre las ideas y los planes. Sin embargo, cualquier tipo de crítica o comentario debe presentarse de forma abierta y respetuosa y debe ir seguida de ideas de mejora o cambio.

Es importante ponerse manos a la obra lo antes posible. Aunque los neerlandeses se interesan por la persona que está al otro lado de la mesa, su interés se centra en hacer negocios. El acuerdo al que aspiran los neerlandeses contendrá elementos que, hasta cierto punto, amplían el reconocimiento de las necesidades de la otra parte.

Para el negociador neerlandés, la relación con el socio negociador es propia de los negocios. Por lo tanto, intentará en la medida de lo posible mantener otros asuntos al margen. El trabajo (las negociaciones comerciales) y el placer (por ejemplo, salir a cenar) tienen cada uno su propio lugar y, de los dos, el trabajo tiene prioridad. No se debe gastar dinero y tiempo en comidas y conversaciones que no se centren en el negocio que se está llevando a cabo. El negociador neerlandés probablemente se sentirá incómodo al mezclar los negocios con el placer. Prefiere mantener estas cosas bastante separadas.

Las personas de países más expresivos, como España o Italia, pueden sentirse confundidas por el uso sutil del lenguaje corporal en las conversaciones. Un neerlandés que está escuchando atentamente es probable que lo haga en silencio y, preferiblemente, permanecerá quieto. Al hablar, puede enfatizar su argumento con gestos con la mano; sin embargo, esto siempre se hará de manera controlada, con gestos de rango medio.

Los neerlandeses creen que los negocios solo pueden llevarse a cabo sin problemas cuando las emociones se dejan al margen. Los negocios son los negocios; no es algo personal. La capacidad de contener las emociones se considera un signo de fortaleza, credibilidad y profesionalidad.

Los neerlandeses pueden ser percibidos como algo fríos y distantes debido a que tienden a ejercer un alto nivel de control sobre sus emociones. Durante las reuniones formales, el entusiasmo excesivo u otras manifestaciones emocionales pueden percibirse como poco profesionales.

Un directivo neerlandés, en cualquier circunstancia, debe mantener la calma. Cuando las tensiones aumentan, la tarea del directivo es mantener la calma y superar la situación para que los problemas puedan resolverse de forma racional. La credibilidad del directivo en estas situaciones depende de que haya conseguido adoptar una postura neutral en su trato diario con los empleados.

Para los negociadores de culturas más abiertas a la hora de mostrar sus emociones, los neerlandeses pueden parecer desinteresados. Los neerlandeses mostrarán su interés continuando con la discusión del negocio en cuestión. En las negociaciones con los neerlandeses, es mejor no mostrar demasiada emoción si todavía no estás seguro de querer ir más allá con una oferta o sugerencia. Decir "no" después de mostrar mucho entusiasmo inicial dará al neerlandés la impresión de que no se puede confiar en ti.

Los argumentos racionales tienen un impacto mucho mayor en el negociador neerlandés que las apelaciones emocionales. Esto es cierto tanto para las expresiones de afecto positivas como para las negativas. La emoción confunde rápidamente al negociador neerlandés y puede llegar a despertar sentimientos de desconfianza. Un negociador emocional corre el riesgo de ser considerado inapropiado y "un lobo vestido con piel de oveja". Este comportamiento probablemente provocará la pérdida de respeto y confianza. Esto es especialmente cierto cuando se mezclan las emociones y los hechos. Los hechos, cuando se presentan con sobriedad y se explican con lógica, darán al negociador neerlandés la certeza de saber en qué punto se encuentran las cosas con su socio. Solo cuando el aspecto comercial esté claro y regulado, el neerlandés estará mucho más abierto al aspecto más personal de hacer negocios juntos.

Las personas procedentes de sociedades más orientadas a la adscripción pueden encontrar sorprendente el nivel de igualdad durante las reuniones. En los Países Bajos, el respeto es algo que se gana en función de los logros de cada uno, y no se concede necesariamente en función de la edad o la antigüedad. Muchos jóvenes profesionales no reconocen a la generación anterior como más experimentada o más sabia que ellos.

No es un hecho que el directivo, por su estatus, presida él mismo una reunión o designe al presidente. La experiencia o un interés especial o la implicación en el asunto que se discute pueden ser la razón para presidir una reunión. En otras ocasiones, es solo una cuestión de turnos; si se considera que todos son iguales, se deduce que cada persona debe tener su turno.

En las dos últimas décadas, el entorno empresarial ha cambiado considerablemente. En el pasado, la edad y el sexo eran los principales determinantes de la antigüedad de una persona. Sin embargo, en el entorno actual, los puestos de responsabilidad y la antigüedad se otorgan cada vez más a las mujeres y a los jóvenes. Se ha producido un mayor cambio hacia los logros personales en lugar de la adscripción de un estatus ganado por el origen de cada uno.

El principio de igualdad es tan fundamental para los neerlandeses que la experiencia de grandes diferencias jerárquicas puede ser muy conflictiva. Un director general neerlandés no permitirá fácilmente que su chófer espere fuera en el coche mientras él mismo está ocupado durante horas en la oficina. La idea de separar los comedores para el personal directivo y el subordinado es inaceptable en los Países Bajos. Solo en circunstancias excepcionales se servirá una comida o cena en la sala de juntas, y en ese caso suele ser para los invitados.

Un directivo neerlandés es como cualquier otro empleado en términos de accesibilidad. Puedes cruzarte con él en el pasillo, o puede pasarse esporádicamente por los distintos departamentos bajo su supervisión y charlar con las personas que allí se encuentran. Esta interacción con los empleados no es para que todos sepan quién es el gran jefe, sino que es una expresión natural del espíritu igualitario que predomina en los Países Bajos.

Las personas de culturas en las que el estatus y la posición son muy importantes pueden encontrar ofensivo el enfoque neerlandés de las negociaciones. Los neerlandeses no suelen prestar mucha atención al estatus, a la posición o al rango, y todos los miembros de un equipo de negociación son tratados como iguales. Esto puede llevar a una situación en la que se ignoren los protocolos de reunión asociados a la posición y al poder. Si este es el caso, ten en cuenta que tu homólogo neerlandés puede no saber que te está ofendiendo. Al entablar un diálogo con tu homólogo, puedes crear un protocolo de negociación mutuamente aceptable que respete los valores de ambas partes.

No tiene mucho sentido tratar de identificar quién tiene el estatus más alto en un equipo de negociadores neerlandeses porque el poder y la influencia del jefe del equipo es algo relativo. La mayoría de los miembros de un equipo ya han discutido con antelación qué dirección quieren tomar en una negociación. Si quieres influir en la toma de decisiones, debes intentar conseguir la mayoría del grupo.

Aunque los neerlandeses no dan demasiada importancia al pasado, les interesará conocer la historia de tu empresa. La historia y el historial de una empresa permiten hacerse una idea de la fiabilidad de la empresa y de su capacidad para cumplir sus promesas.

En los Países Bajos, las reuniones siempre tienen un orden del día, que generalmente se elabora con antelación. De no ser así, se elaborará al inicio de la reunión. El orden del día proporciona a los participantes una sensación de orden y seguridad sin la cual se quedarían sin saber el objetivo de la reunión. En general, es importante ceñirse a los puntos del orden del día. Normalmente, los puntos se abordan de uno en uno y en secuencia.

La puntualidad y la gestión del dinero son dos de los valores más importantes en la sociedad neerlandesa. A los neerlandeses les encanta planificar. Un plan implica una línea recta que va del presente al futuro y que es segura. Cada desviación de la línea significa que el futuro se vuelve, en mayor o menor medida, incierto. Los neerlandeses creen que hay que evitar la incertidumbre en la medida de lo posible. En este sentido, se centran en el futuro.

Para el neerlandés medio, un plan no es simplemente una buena intención. Es algo que realmente estás planeando llevar a cabo. Los neerlandeses considerarán que alguien que está constantemente ocupado en hacer planes pero que nunca los lleva a cabo es alguien a quien no se puede tomar en serio. Para los neerlandeses se aplica la siguiente regla: cuanto más importante es el negocio, más imperativo es tener un plan y seguirlo. Cualquier acuerdo al que se llegue en relación con la ejecución del plan es, por su propia naturaleza, vinculante. Los que no cumplen sus acuerdos crean problemas a las demás personas implicadas. Los demás se ven obligados entonces a hacer malabarismos con sus propios horarios, citas o planes. Cuando los planes se han elaborado sin mucha precisión, esto solo puede dar lugar a más problemas. Por lo tanto, en los Países Bajos este comportamiento se considera antisocial.

Los neerlandeses no suelen dedicar mucho tiempo a socializar antes de ponerse manos a la obra. Es muy posible que empiecen a hablar de negocios inmediatamente después de presentarse. Los negociadores neerlandeses se enorgullecen de ser capaces de juzgar rápidamente si desean o no hacer negocios con alguien. Esto puede ser el resultado de más de 300 años de experiencia en el comercio mundial.

A los neerlandeses les molesta mucho que las reuniones se vean interrumpidas por llamadas telefónicas u otros acontecimientos. No les gusta parar las reuniones por algo inesperado. Se considera un insulto si te permites distraerte con otras cosas cuando estás en medio de una conversación. Prestar toda tu atención a la persona con la que estás hablando se considera un buen comportamiento.

Los neerlandeses, junto con los alemanes, están entre los mejores planificadores del mundo. Una estrategia o un proyecto se elaborará, paso a paso, con la mayor precisión posible de principio a fin. Los encargados de la planificación pretenden no dejar nada al azar. Una parte esencial de esta planificación es la línea temporal en la que todo debe ocurrir. Es secuencial, lo que significa que un paso concreto debe completarse en un periodo de tiempo determinado, y solo cuando se complete será posible el siguiente paso. Naturalmente, el orden se determina de antemano.

Las horas de inicio y finalización se planifican con antelación. El uso eficiente del tiempo se considera una virtud en la sociedad neerlandesa. Sin embargo, las negociaciones suelen llevar un tiempo considerable, sobre todo si hay que consultar a todas las partes interesadas. Por ejemplo, en algunos casos, la dirección está obligada por ley a consultar a los empleados antes de tomar una decisión definitiva. Evidentemente, llegar a un consenso puede llevar tiempo, pero el tiempo invertido se recuperará después por la facilidad con la que se pueden poner en práctica las cosas cuando todos están de acuerdo.

En general, los neerlandeses tienden a ser introspectivos en el entorno empresarial. Cabe esperar que los participantes en una reunión intenten convencer a los demás de la validez de sus opiniones, en lugar de conformarse con un compromiso. Mantener la armonía en el grupo es menos importante que expresar el propio punto de vista. Sin embargo, es importante recordar que pueden existir diferencias a lo largo de las distintas culturas empresariales.

Cada asistente a una reunión, por pequeño que sea su papel, es responsable de alcanzar los objetivos y resultados acordados. Desde muy temprano, los neerlandeses aprenden a no esperar a que las cosas sucedan. Si alguien se queja después del resultado, la respuesta suele ser: "Tú estabas allí". El mensaje implícito es: "Tú formaste parte de ello. ¿Por qué no dijiste ni hiciste nada entonces?".

En los Países Bajos, es raro que se celebre una reunión que no haya sido planificada de antemano. El objetivo de la reunión también debe estar siempre claramente establecido: los neerlandeses prefieren no dejar las cosas en manos del destino o del azar y lo mismo ocurre con las reuniones. Con un orden del día claro, los participantes pueden prepararse para cualquier eventualidad.

Los neerlandeses tienen un gran sentido de la responsabilidad respecto a lo que ocurre en su entorno inmediato. Un accidente en el trabajo se considerará el resultado de un error humano. Por ello, se tiene mucho cuidado de eliminar la incertidumbre derivada de los imprevistos. Las cosas no se dejan al azar. En consecuencia, rara vez se escuchan expresiones como "una convergencia imprevista de circunstancias" y "le podría pasar a cualquiera"; y no eximen a nadie de aceptar su responsabilidad.

Un empleado neerlandés considera esencial que una tarea esté claramente definida. La tarea debe describirse en los términos más concretos posibles. También debe quedar claro para el empleado cuál es el objetivo final de la tarea, tanto a nivel organizativo como personal. El deseo expresado de los empleados neerlandeses de un estilo de gestión transparente está estrechamente relacionado. Las cosas no deben dejarse al azar, si es posible.

Una buena regla de oro a la hora de negociar los términos del contrato con tus homólogos neerlandeses es acordar cómo hacer frente a los imprevistos. La planificación de contingencias o cambios en el entorno asegurará a tu homólogo que eres consciente de los riesgos relacionados con el acuerdo y que estás dispuesto a asumir la responsabilidad de lograr los resultados deseados. Los negociadores de los países orientados al exterior deben tener en cuenta los siguientes consejos a la hora de hacer negocios con socios neerlandeses. Por muy contradictorio que parezca, elabora un plan con tu homólogo neerlandés en el que acordéis cómo hacer frente a los imprevistos. De este modo, creas la mayor seguridad posible en el proceso y garantizas a tu socio neerlandés que tanto tú como tu organización sois plenamente conscientes de los posibles riesgos y que estáis dispuestos a aceptar la responsabilidad de obtener los resultados deseados. Indica lo más específicamente posible cuáles son los riesgos, hasta qué punto están fuera de tu control y qué relación existe entre los riesgos y los resultados deseados. En cuanto a los resultados, no seas ambiguo. Muestra de manera concreta cuál será el resultado mínimo. El objetivo de los neerlandeses es reducir al máximo la incertidumbre.

Para el negociador neerlandés, la previsibilidad es absolutamente esencial. Por lo tanto, es inimaginable comenzar las negociaciones sin un orden del día. El orden del día es importante como guía para que las interacciones mantengan a todo el mundo centrado en el asunto en cuestión. De este modo, el negociador neerlandés tiene la seguridad de que la otra parte está en la misma página que él. En los Países Bajos, es difícil cambiar el orden del día una vez establecido. Argumentar un cambio en el orden del día por las circunstancias no es aceptable. De hecho, el propósito del orden del día es evitar que las circunstancias dicten el curso de los acontecimientos. Ten en cuenta esta perspectiva al formular tus argumentos sobre los cambios en el orden del día.